DINAS KEARSIPAN DAN PERPUSTAKAAN KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA MELAKSANAKAN AUDIT KEARSIPAN INTERNAL DI KECAMATAN MUARA JAWA
Daftar Isi
Pendahuluan
Arsip merupakan salah satu unsur penting dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Pengelolaan arsip yang tertib dan profesional tidak hanya membantu kelancaran pelayanan publik, tetapi juga menjadi bukti akuntabilitas kinerja pemerintahan. Menyadari pentingnya hal tersebut, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kutai Kartanegara melaksanakan kegiatan Audit Kearsipan Internal di Kantor Kecamatan Muara Jawa pada Selasa, 22 Juli 2025.
Kegiatan audit kearsipan internal ini merupakan bagian dari program pembinaan dan pengawasan pengelolaan arsip yang rutin dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kutai Kartanegara terhadap seluruh perangkat daerah. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap instansi pemerintah telah melaksanakan pengelolaan arsip sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Kepala ANRI Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis.
Pelaksanaan Audit Kearsipan
Tim audit yang dipimpin oleh Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinamis beserta staf auditor tiba di Kantor Kecamatan Muara Jawa pada pukul 09.00 WITA. Kedatangan tim audit disambut langsung oleh Sekretaris Camat Muara Jawa bersama para ASN yang bertanggung jawab dalam pengelolaan kearsipan di kecamatan.
Dalam sambutannya, Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinamis menyampaikan bahwa audit ini dilakukan bukan untuk mencari kesalahan, tetapi sebagai sarana evaluasi bersama dan pembinaan teknis agar pengelolaan arsip di Kecamatan Muara Jawa dapat berjalan sesuai standar dan ketentuan yang berlaku.
Ruang Lingkup Audit
Adapun ruang lingkup audit kearsipan internal yang dilakukan meliputi beberapa aspek penting berikut:
- Penerapan Tata Naskah Dinas
Tim audit memeriksa kesesuaian tata naskah dinas yang digunakan oleh Kecamatan Muara Jawa dengan pedoman yang berlaku, mulai dari kop surat, nomor surat, perihal, lampiran, hingga tanda tangan pejabat yang berwenang. - Klasifikasi Arsip dan Kode Unit Pengolah
Auditor mengecek apakah penataan arsip telah menggunakan sistem klasifikasi yang ditetapkan serta kode unit pengolah, untuk mempermudah proses temu kembali arsip di kemudian hari. - Daftar Arsip Aktif dan Inaktif
Tim audit menilai ketersediaan daftar arsip aktif dan inaktif, yang berfungsi untuk memisahkan arsip yang masih sering digunakan dan arsip yang sudah jarang digunakan tetapi belum habis masa retensinya. - Penataan Fisik Arsip
Penataan fisik arsip juga menjadi fokus audit, termasuk penggunaan box arsip yang sesuai standar, labelisasi box berdasarkan kode klasifikasi, dan penyimpanan arsip dalam rak yang aman dan rapi. - Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Auditor memastikan kecamatan memiliki dan memahami jadwal retensi arsip sebagai pedoman dalam penyusutan arsip serta pemusnahan arsip inaktif yang telah habis masa retensinya sesuai prosedur hukum.
Pembinaan Teknis dan Pendampingan
Selain melakukan audit, tim dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kutai Kartanegara juga memberikan pembinaan teknis kepada para ASN Kecamatan Muara Jawa terkait prosedur pengelolaan arsip yang baik dan benar. Materi pembinaan yang disampaikan meliputi:
- Pengertian arsip dan jenis-jenisnya
- Prosedur pembuatan daftar arsip aktif dan inaktif
- Teknik penataan fisik arsip dalam box dan rak
- Tata cara penyusunan jadwal retensi arsip
- Strategi menciptakan tertib arsip dalam mendukung pelayanan publik
Dalam pembinaan tersebut, Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Dinamis menegaskan bahwa arsip memiliki nilai guna yang sangat tinggi, baik dari aspek administrasi, hukum, keuangan, maupun sejarah. Oleh sebab itu, setiap ASN wajib memahami prosedur pengelolaan arsip dengan baik agar tidak menimbulkan masalah hukum di kemudian hari.
Respons Kecamatan Muara Jawa
Sekretaris Camat Muara Jawa menyampaikan terima kasih dan apresiasi kepada tim audit yang telah melaksanakan kegiatan ini. Beliau menegaskan bahwa audit kearsipan internal memberikan banyak manfaat bagi Kecamatan Muara Jawa untuk melakukan evaluasi dan perbaikan dalam pengelolaan arsip.
“Kami berkomitmen untuk segera menindaklanjuti semua rekomendasi yang diberikan oleh tim auditor, karena kami menyadari bahwa arsip merupakan aset penting yang harus ditata dengan baik. Terima kasih atas bimbingan dan pembinaan yang telah diberikan,” ujar Sekretaris Camat Muara Jawa.
Hasil Audit dan Tindak Lanjut
Dalam hasil audit sementara yang disampaikan, tim auditor memberikan beberapa rekomendasi perbaikan, di antaranya:
- Penyusunan daftar arsip aktif dan inaktif secara lengkap
- Penambahan labelisasi box arsip sesuai klasifikasi dan unit pengolah
- Penyediaan JRA yang menjadi pedoman retensi dan pemusnahan arsip
- Penyempurnaan tata naskah dinas sesuai format yang berlaku
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kutai Kartanegara meminta agar rekomendasi tersebut dapat ditindaklanjuti dalam waktu dekat, sehingga pengelolaan arsip di Kecamatan Muara Jawa dapat mencapai standar yang diharapkan.
Penutup
Dengan adanya Audit Kearsipan Internal ini, diharapkan Kecamatan Muara Jawa dapat meningkatkan kualitas pengelolaan arsipnya menjadi lebih tertib, profesional, dan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Pengelolaan arsip yang baik akan mendukung terciptanya penyelenggaraan pemerintahan yang bersih, transparan, dan akuntabel, serta menjadi bagian penting dalam mewujudkan visi Kabupaten Kutai Kartanegara menuju tata kelola pemerintahan yang berintegritas dan melayani masyarakat secara optimal.yang transparan, akuntabel, dan profesional, sesuai visi Kabupaten Kutai Kartanegara menuju tata kelola pemerintahan yang bersih, berintegritas, dan melayani masyarakat.